LE FORUM OUVERT : POUR NOURRIR LES CONFRONTATIONS, ARRIVER À DES CONSENSUS, FAIRE ÉMERGER DES INNOVATIONS, TROUVER DES SOLUTIONS, ENSEMBLE.
Le Forum Ouvert, c’est l’histoire d’Harrison Owen, un spécialiste d’organisation d’événements de haute volée, qui constate invariablement, événement après événement, en lisant les feed-back des participants, que leurs moments préférés restent les pauses ! En effet, c’est là qu’il leur est possible de débattre en toute liberté, sans cadre et sans contrainte. Et c’est souvent aussi là, par ailleurs, que les idées essentielles émergent !
C’est ainsi que sont présentées, par Nancy Bragard et Olivier Piazza, nos animateurs, les fondations de cette approche qui, depuis 1985, constitue l’un des dispositifs les plus puissants de l’intelligence collective.
Ils connaissent bien l’histoire d’Harrison Owen, puisqu’ils sont les auteurs de la traduction française de son livre « Pratique du Forum Ouvert : un outil pour faciliter l’intelligence collective ».
« Le Forum Ouvert est d’une telle souplesse qu’il permet de mobiliser les ressources de 5 à plusieurs milliers de personnes, partageant ou non la même culture et de faire émerger de leurs confrontations des solutions innovantes qui font immédiatement consensus ».
Application à des projets collectifs
Le thème du « Forum Ouvert » d’aujourd’hui porte sur les projets collectifs que nous serons amenés à produire en équipe tout au long de l’année, pour un futur commanditaire / client.
Afin de nous ouvrir à ce que cela pourrait être, l’équipe pédagogique nous propose de tester des sujets que nous sommes totalement libres d’imaginer : ce qui nous tient à cœur et que nous aurions envie de partager avec d’autres. Chaque personne motivée écrit son sujet sur un grand post-it et vient pitcher en 1’ devant l’auditoire rassemblé en cercle, en présentant son grand post-it à tous.
1- Préparation
Au mur, sont positionnées deux colonnes de 5 post-its numérotés de 1 à 5 qui serviront à établir le planning des 10 sujets potentiellement à traiter (pour 25 p.), soit 5 sur le créneau du matin (11h30 + 45’) et 5 sur le créneau de l’après-midi (13h45 + 45’).
L’assemblée s’organise en mode autonome, les facilitateurs ne font que guider le groupe sur le process, d’une manière totalement indispensable (sur la forme) ET totalement invisible (sur le fond).
Devant nous, non pas 10 mais 12 projets voient le jour, positionnés finalement aux horaires appropriés.
2- Cadrage et leviers du Forum Ouvert
Chaque porteur de projet a pu négocier avec les autres porteurs pour passer le matin ou l’après-midi, en fonction de l’appétence qu’il/elle a pour les autres projets présentés.
C’est l’un des principes de base du Forum Ouvert, qui laisse la plus grande autonomie au groupe pour s’auto-organiser.
Le cadrage : les principes et les 4 leviers du Forum Ouvert.
Tout est donc possible, le cadre du Forum Ouvert est même créé pour cela, comme le suggèrent les 4 leviers qui sont partagés :
Levier n°1 : l’autonomie, la loi des deux pieds.
Dans cette approche, tout le monde est libre d’aller et venir entre tous les projets proposés, en fonction de ses envies.
Un mantra nous guide avant de rentrer dans nos sous-groupes, afin de libérer toutes nos capacités créatrices.
« Levier n°2 : l’investissement ».
Dans ce contexte, en tant que participants, nous sommes totalement libres de contribuer à notre manière, selon les 3 rôles détaillés par le levier suivant.
« Levier n°3 : la contribution ».
Bourdon : je butine de projet en projet pour apporter ma pierre à l’édifice, grâce à ce que j’ai pu voir précédemment.
Papillon : je papillonne entre les différents projets pour satisfaire ma curiosité.
Castor : je construis des fondations solides là où je participe,
Il y a de la place pour chacun(e), sans jugement et en toute bienveillance.
Le dernier levier s’applique à la posture des participants lors du Forum Ouvert.
« Levier n°4 : l’attitude partagée ».
Il s’agit de partager entre participants la volonté d’acter, de concrétiser les idées échangées. Le contexte mis en place favorise cette attitude, il faut en créer les conditions (cf. conclusion).
3- Production dans les sous-groupes
Nous avons 45’ pour aller et venir entre les différents groupes constitués, en fonction de nos envies, notre curiosité, notre capacité de contribution.
Les animateurs des sous-groupes peuvent, aux aussi, déléguer cette fonction à quelqu’un d’autre et participer à d’autres sous-groupes s’ils le souhaitent.
Un format de restitution est communiqué permettant de cadrer les livrables à fournir pour chaque projet, dans les délais donnés, soit 45’ par groupe.
Ce timing peut paraitre trop large ou au contraire pas assez.
C’est le processus qui va guider le contenu, l’expérience montre qu’on peut lui faire confiance.
4- Partage des productions des sous-groupes
Les restitutions se déroulent dans le même climat : 1’ de pitch de chaque porteur de projet devant la feuille des livrables produits à partir du format proposé et 20’ pour déambuler dans la galerie des fiches projets complétées et se faire une idée plus précise de chacun d’entre eux.
5- Capitalisation
Le débriefing collectif en fin de parcours est unanime :
Nous sommes sidérés de la puissance de l’approche, sur des sujets totalement inattendus et inconnus de tous les participants, dans des délais finalement assez courts (4 heures en tout, pour 12 projets !).
Attention, cependant, le Forum Ouvert n’est pas fait pour toutes les situations !
Un extrait du livre cité ci-dessus, précise les conditions de mise en place du Forum Ouvert, adapté à certains contextes, mais pas à d’autres :
« Il existe en réalité 5 conditions d’utilisation du Forum Ouvert :
1- Il y a un véritable enjeu : Le Forum Ouvert ne consiste pas à « suivre un process », mais à réaliser un travail réel et nécessaire
2- Une bonne dose de complexité : un sujet simple à résoudre ne requiert pas de réunion en Forum Ouvert. Réglez-le, tout simplement ! Par contre, si le sujet est si complexe que personne n’en vient à bout, c’est du « pain béni » pour le Forum Ouvert.
3- Une grande diversité de personnes et de points de vue.
4- Une passion véritable (les participants ont quelque chose à faire du thème à traiter) et probablement des positions conflictuelles.
5- C’était pour hier, il y a une véritable urgence !
« Quantifier ces conditions n’est pas aisé, mais l’expérience montre que si certaines sont manquantes ou présentes uniquement à un niveau minimal, le pouvoir et l’effet du Forum Ouvert seront compromis ».
Alors, la prochaine fois, n’hésitez plus, si une proposition vous est faite d’un atelier en format « Forum Ouvert », et qu’il respecte les conditions citées ci-dessus, allez-y, faites confiance au processus !