Beaucoup de processus participatifs sont conçus pour une unité de temps, de lieu et d’action relativement courte, limitant de fait les impacts produits : toute transformation organisationnelle commence par une transformation personnelle, puis culturelle, qui nécessitent de s’inscrire dans un calendrier plus conséquent.
Le « Diamant de la participation » peut être très utile pour générer les conditions d’une transformation vraiment impactante, inscrite sur une unité de temps, de lieu et d’action suffisamment importante pour permettre l’avènement de ces 3 dimensions personnelle, culturelle et organisationnelle.
Il est structuré autour de 8 étapes, appelées « respirations » dans le vocabulaire « Art of Hosting ».
Chacune de ces respirations / étapes se compose d’une phase de divergence, d’émergence et de convergence et devient la base d’une autre étape dans le processus global (cf. Épisode n°13 « Les clés d’un processus participatif réussi »).
Au tout début du processus figure la question, l’enjeu ou la difficulté initiale à traiter, ce qui justifie le besoin de s’engager dans une démarche de transformation collaborative.
1ère respiration (« the Call ») : lancer l’appel à la collaboration
Il s’agit de faire émerger un espace, une nécessité commune, en nommant l’enjeu et formulant la question centrale du processus (ex. : comment créer et soutenir un climat de collaboration authentique et durable dans nos équipes et notre organisation ?).
Cette question / enjeu peut découler de l’initiative d’une seule personne (Dirigeant ou Leader) ou d’un groupe de personnes (Codir ou équipe) qui perçoivent un besoin de collaboration sur une question, une problématique, un défi.
Parfois, il y a plusieurs appelants. Les appelants sont ceux qui invitent l’hôte ou les hôtes pour être aidés.
Livrables de cette 1ère étape : L’engagement collectif d’une équipe pilote sur une nécessité partagée.
2ème respiration (« Clarify ») : clarifier l’opportunité
C’est le moment de construire les fondations de la démarche en orientant l’attention sur le meilleur futur potentiel, en faisant table rase du passé. Les appelants et les hôtes parviennent à une clarté collective sur l’intention et à la première articulation des principes permettant de passer de l’identification du besoin à la formulation d’objectifs communs et clairs, structurant l’action.
C’est à cet instant que l’équipe s’engage dans le processus et que le modèle du sentier chaordique peut servir de guide (cf. Épisode n°12 « Tirer parti de la complexité »).
Livrables de cette 2ème étape : Une intention claire, puissante et partagée, ainsi que la première expression des principes de la démarche.
3ème respiration (« Invite ») : donner une forme et une structure au processus
Cette phase permet d’imaginer un design qui pourra permettre d’atteindre les objectifs fixés en phase précédente, avec la forme adaptée. Il s’agit aussi du moment où l’on invite des personnes à prendre part au processus, dans une phase ultérieure.
C’est là, à l’issue de cette phase de divergence, que les marges de manœuvre sont maximisées, avant d’entrer dans la « zone d’incertitude » de l’émergence.
Livrables de cette 3ème étape : Le processus de design de la suite de la démarche, le lieu de rencontre approprié pour la suite, les acteurs clés et l’invitation à rejoindre la démarche.
4ème respiration (« Meet ») : la (ou les) rencontre(s)
L’objectif est d’initier les dialogues génératifs constructeurs de l’avenir, sur la base du design préparé.
Lors de cette phase, les parties prenantes du projet invitées se rencontrent dans l’espace qui a été aménagé pour réfléchir ensemble à des questions significatives. Cette phase peut se dérouler en une seule rencontre ou en plusieurs, sur une plus longue période, par exemple plusieurs mois.
Il s’agit de faire émerger un niveau de dialogue suffisamment ouvert pour permettre l’avènement d’un flow relationnel et, par suite, d’idées totalement nouvelles, générées par cet excellent niveau de dialogue collectif (cf. Épisode n°6 « L’intelligence collective décryptée »).
Livrables de cette 4ème étape : La capture des points de vue exprimés et des messages clés des parties prenantes invitées.
5ème respiration (« Harvest ») : la récolte
Il s’agit de faire sens collectivement sur le recueil des éléments clés de l’étape n°4.
Les livrables de la réunion précédente sont consolidés, pour révéler les nouveaux modèles à prendre en compte et approfondir le processus, tout en gardant ouvertes les perspectives d’avenir. L’avènement du sens collectif est possible grâce à une vision multi-perspectives qui émerge au sein du groupe et va au-delà de ce dont une personne seule ou un groupe d’individus isolés est capable.
Livrables de cette 5ème étape : Un plan d’action qui concrétise l’engagement de l’équipe sur des objectifs et des résultats issus des modèles mis en évidence collectivement, pour continuer à aller de l’avant (phase de convergence).
6ème respiration (« Act ») : l’action
L’objectif est de mettre en œuvre les actions à haute valeur ajoutée décidées lors de l’étape n°5.
C’est l’étape d’engagement sur les objectifs et les résultats attendus, qui permet d’accéder à l’incarnation des principes du projet, en soutenant son auto-organisation. C’est aussi le moment de concrétiser les idées déployées précédemment, grâce à une phase de test à petite échelle, sur un prototype élaboré collectivement.
Livrables de cette 6ème étape : Le suivi des actions mises en œuvre, la poursuite des avancées depuis le terrain. La cristallisation de la vision et de l’intention, notamment grâce au prototypage.
7ème respiration (« Reflect ») : l’apprentissage
Il s’agit de capturer l’essentiel des apprentissages pour déployer ailleurs, lors d’une phase de déploiement à grande échelle.
C’est l’étape où l’on se pose collectivement, pour réfléchir et apprendre en « capturant » les enseignements pour capitaliser sur la suite de la démarche. Les résultats correspondent-ils aux besoins et aux buts fixés ? Quelles sont les étapes à suivre, à moyen et long terme ?
C’est ici que le consensus convergent entre l’équipe pilote, les parties prenantes et les participants prend fin, mettant un terme au processus lui-même.
Livrables de cette 7ème étape : Les enseignements et la capitalisation de la démarche pour un déploiement à grande échelle.
8ème respiration : le pilotage
L’objectif est d’accueillir et piloter l’ensemble, prendre soin de l’intention à long terme, de l’évolution des actions et des pratiques de la communauté de praticiens, de la cohésion du groupe, de l’équilibre du système.
Livrables de cette 8ème étape : L’ajustement et le renouvellement de la démarche, grâce à l’écoute d’une nouvelle question qui se pose.
Remarque conclusive
Le processus décrit n’est pas forcément linéaire, il peut être cyclique : les respirations peuvent se chevaucher, par exemple l’intention et la récolte peuvent se nourrir l’une l’autre, tout au long de la démarche, en mode puzzle interactif.
Plusieurs seuils peuvent ainsi être franchis collectivement :
- un « seuil de désir » au moment de lancer la démarche,
- un « désir d’appel », qui cristallise l’expérience de développement du groupe,
- un « seuil de mémoire », à la fin, pour capitaliser et transmettre l’héritage de l’expérience parcourue.
Ces seuils peuvent ensuite trouver un écho dans les pratiques quotidiennes, pour générer une transformation durable sur le terrain.
Source : Art Of Hosting community (AOH) – https://www.artofhosting.org
Et vous, votre transformation individuelle et collective, vous la vivez comment ?